İzmir'den Ankara'ya Ofis Taşıma: Cuma Akşamı Başlayan, Pazartesi Biten Bir İş
İzmir'den Ankara'ya Ofis Taşıma: Cuma Akşamı Başlayan, Pazartesi Biten Bir İş
Bir ofis taşımasının başarısı kaç koli taşındığıyla değil, pazartesi sabahı kaç kişinin bilgisayarını açıp çalışmaya başlayabildiğiyle ölçülür. İzmir ile Ankara arasındaki 580 kilometre, yüklü araçla ve molalarla 8-9 saat sürer; bu süre bir hafta sonuna rahatlıkla sığar. Sığmayan şey, plaza yönetimlerinin kuralları ile bilgi işlem tarafının hazırlığının aynı takvime oturtulmamasıdır. Aşağıda bu iki tarafı nasıl aynı çizelgeye getirdiğimizi anlatıyoruz.
Plaza Kuralları İşin Yarısıdır
İzmir'de ofis taşımalarımızın çoğu Bayraklı'daki kule hattından, Alsancak ile Gazi Bulvarı çevresindeki iş hanlarından ve Gaziemir, Işıkkent, Bornova taraflarındaki iş merkezlerinden çıkıyor. Kule tipi binalarda taşınma için önce evrak tamamlanır: yönetim onay formu, yüklenici firma bilgileri, sahada çalışacak personelin kimlik listesi, birçok binada da iş sağlığı ve güvenliği ile sigorta belgeleri istenir. Bu evrak ortalama üç iş gününde tamamlanır; tarih belli olduğunda ilk yaptığımız iş bina yönetimiyle temas kurmak olur. Ardından yük asansörü rezervasyonu gelir. Kule binalarında yük asansörü çoğunlukla saat aralığıyla tahsis edilir ve bu aralık genellikle akşam altıdan sonrasına ya da hafta sonuna denk gelir. Kabin, tahsis süresince branda ile kaplanır. Kapalı otopark giriş yüksekliği ise nakliye aracı için yeterli olmadığından araç yükleme rampasına yanaşır; rampa kullanımı da çoğu binada randevuludur. Bu üç adımın herhangi biri atlandığında ekip binaya giremez ve o hafta sonu boşa gider.
Otuz Kişilik Bir Ofis İçin Gerçekçi Çizelge
Cuma 17.30'da personel kendi masasını boşaltır; her çalışan kişisel eşyasını kendi numaralı kutusuna koyar. Cuma 18.30 ile 23.00 arasında bilgi işlem sunucuları kapatır, kabloları söker, bilgisayar ve ekranlar kutulanır, mobilya demontajı başlar. Cumartesi sabah yedide yükleme başlar ve arşiv ile mobilya öğlene doğru araca alınır. Araç öğleden sonra Ankara yönüne çıkar, akşam saatlerinde varır. Pazar sabahı boşaltma ve yerleşim planına göre mobilya kurulumu yapılır, öğleden sonra bilgi işlem sistemleri ayağa kaldırılır ve deneme yapılır. Pazartesi sabah iş başı. Otuz kişilik bir ofis için bu takvim gerçekçidir; seksen ile yüz kişilik bir yerleşkede aynı iş departman departman iki hafta sonuna bölünür ve önce en az bağımlılığı olan birim taşınır.
Arşivde Sıra Bozulursa Kaybettiğiniz Kutu Değil Zamandır
Standart arşiv kutusuna beş altı dar klasör dik olarak girer ve kutu dolduğunda ağırlık on beş kilo civarında olur. Bizim tarafımızdaki kural, hiçbir kutunun numarasız çıkmamasıdır: her kutuya sıra numarası ve departman kodu yapıştırılır, ayrı bir listede o numaranın karşısına içeriği yazılır. Kutu kapakları içeri katlanarak değil bantla kapatılır, çünkü katlanan kapak istifte açılır. Ticari defterler, mali müşavir evrakı ve personel özlük dosyaları ayrı tutulur; bunlar kişisel ve mali veri içerdiği için kapalı ve etiketli kutulara konur, araca en son yüklenip ilk indirilir ve teslimde imza karşılığı devredilir. Taşımadan önce arşivi ayıklamak ise en çok tasarruf sağlayan adımdır; saklama süresi dolmuş evrakı taşımak hem araç hacmi hem yeni ofiste raf alanı harcar.
Elektronikte Fotoğraf, Etiketten Ucuza Gelir
Sunucu kabinleri konusunda net bir tercihimiz var: kırk iki birimlik bir kabin boşken bile yüz kiloya yaklaşır, içi doluyken hem ağırlık hem denge nedeniyle komple taşınmaz. Cihazları raydan tek tek çıkarıp, varsa orijinal kutusuyla ayrı ayrı taşıyoruz. Kapatma sırasını her zaman firmanın bilgi işlem sorumlusu belirler; biz kablo sökme aşamasına o onay verdikten sonra başlarız. Switch ve patch panel bağlantılarını sökmeden önce yakın plan fotoğraflarını çekiyoruz, çünkü kablo etiketleri yeni ofiste tek başına yetmiyor. Kesintisiz güç kaynaklarının aküleri ağırdır ve dik konumda taşınmaları gerekir. Bir kural daha: yedekleme ünitesini ya da yedek diskleri nakliye aracına koymuyoruz; yedeğin taşınan eşyayla aynı araçta seyahat etmesi yedeklemenin amacını ortadan kaldırır, bu parça elden götürülür.
Monitörlerin orijinal kutusu yoksa köpük köşelik takıp ekran yüzeyleri karşı karşıya gelmeyecek şekilde dik istifliyoruz. Çok fonksiyonlu yazıcı ve fotokopi makinelerinde toner çıkarılıp ayrı poşetlenir, modelinde varsa tarayıcı kızak kilidi takılır; bu kilit takılmadan yapılan taşımada tarayıcı kafası zarar görebilir. Cihaz kiralıksa taşıma sorumluluğu sözleşme gereği yetkili servise ait olabilir, bunu önceden kontrol etmenizi öneriyoruz.
Numaralı Yerleşim Planı Boşaltmayı İkiye Katlar
Yeni ofisin kat planının A3 çıktısını alıp her masaya bir numara veriyoruz. İzmir'de sökülen her masanın parçalarına, o masanın kullanıcısına ait kutulara ve koltuğuna aynı numara yapıştırılıyor. Ankara'da boşaltma bu numaralar üzerinden yürüdüğü için kimse kutusunu aramakla vakit kaybetmiyor. Mobilya tarafında dikkat edilen birkaç nokta daha var: panel bölme sistemleri sökülürken bağlantı elemanları panel numarasıyla poşetlenir, cam bölmeler ahşap kasa içinde dik taşınır, kilitli çelik dolaplar mutlaka boşaltılır. Dolu bir çelik dolabı taşımak hem kilit mekanizmasını hem raf tabanını bozar.
Ankara Tarafında Aynı Prosedür Tersten İşler
Teslim adresi Söğütözü, Çukurambar ya da Balgat'taki bir plazaysa evrak, asansör rezervasyonu ve rampa randevusu bu kez giriş için gerekir; formları yükleme haftasında biz hazırlıyoruz. Adres Ostim ya da İvedik gibi sanayi bölgelerindeki bir iş yeriyse araç girişi kolaydır, ancak bu bölgelerde boşaltma saatinin komşu iş yerlerinin mesai düzenine uyması gerekir. Bir de şu soruyu mutlaka soruyoruz: yeni ofiste internet hattı hangi gün aktif olacak. Sunucu dolabını hat gelmeden kurmanın anlamı yok; tarih net değilse kurulumu ikinci bir randevuya bölüyoruz.
Ofis taşımada fiyat personel sayısından değil kalem sayısından çıkar: kaç masa, kaç dolap, kaç arşiv kutusu, kaçıncı kat ve hangi asansör. Bu yüzden ofis keşiflerini yerinde yapıyor, kat planı üzerinde sayım çıkarıyoruz; keşif için ücret almıyoruz ve fiyat sayım ile bina kuralları netleştikten sonra yazılı olarak veriliyor. Taşınma tarihinizi, mevcut ofisinizin katını ve çalışan sayısını iletmek için 0532 773 05 58 numarasını arayabilirsiniz.